Besturingsopgave: een managementtaak | Opstellen strategisch A4

De topleiding bepaalt de besturingsopgave

Geschreven door

Leo Kerklaan is een ‘thought leader’ die een heldere, brede visie heeft op strategisch performance management. Via zijn boeken, blogs, opleidingen en adviezen maakt hij mensen deelgenoot van zijn inspirerende gedachtegoed. Leo wordt geroemd vanwege zijn baanbrekende ideeën, waardevolle inzichten en nuttige tips.

Mede gebaseerd op het werk van strateeg Boyd

Het eerder beschreven strategievormingsproces is mede gebaseerd op het werk van de strateeg John Boyd (Osinga, 2006). Boyd ziet strategie als een concept, een samenhangend denkraam over koers en acties van een organisatie.

Ingrijpend herzien

De topleiding bepaalt de besturingsopgave

De onderliggende ideeën worden in de tijd (door de werking van de PDCA methode) steeds verder afgestemd en verfijnd totdat het concept weer eens (na een nieuwe SWOT-analyse) ingrijpend wordt herzien. Een strategie is het mentale model van managers over het bereiken van succes. Om het (complexe) mentale model van de strategie helder in de organisatie te communiceren, worden de onderliggende strategische noties, gedachten en inzichten teruggebracht tot een bondige besturingsopgave.

Opstellen van het strategisch A4’tje

Met het formuleren van de besturingsopgave wordt een nieuwe stap gezet in het strategisch proces. In de praktijk spreken we over het opstellen van het strategisch A4’tje om aan te geven dat de besturingsopgave kort en krachtig moet worden geformuleerd. Het is een taak van de hoogste leiding, zodra de strategievorming met de andere managers is afgerond:

  • De besturingsopgave bevat de missie en de strategische doelstellingen voor de komende periode.
  • De missie geeft aan waarom de organisatie bestaansrecht heeft. Daartoe wordt in één of enkele zinnen aangegeven welke toegevoegde waarde de organisatie aan haar klanten, of ruimer nog: stakeholders, wil bieden.
  • De strategische doelstellingen zijn drie tot vijf doelstellingen waarop de organisatie zich gaat focussen.
  • Soms wordt het A4’tje uitgebreid en worden er de kernactiviteiten en de te leveren producten aan toegevoegd.

Besturingsopgave Technidraw

Ingenieursbureau Technidraw heeft sinds de oprichting, tien jaar geleden, een sterke groei doorgemaakt. Het aantal medewerkers is gestegen van tien naar vijftig. Bovendien bestaan er nu, naast de activiteitengroep Energie waarmee men destijds van start is gegaan, ook activiteitengroepen voor Bouw, Chemie en Logistiek.

Strategische noties en inzichten

  • Ondanks de groei bevindt het bureau zich in een tamelijk kwetsbare situatie. Het bureau is nog steeds een ‘kleintje’, terwijl er voor kleintjes steeds minder plaats blijkt.
  • Opdrachtgevers willen steeds vaker integrale opdrachten verstrekken. Duidelijk is geworden dat opdrachtgevers een compleet werk (met alle problemen) het liefst uitbesteden bij één bureau. Technidraw moet er daarom voor zorgen voldoende disciplines zelf in huis te hebben.
  • Technidraw moet ook voldoende financiële kracht ontwikkelen om met succes een rol in de markt te kunnen spelen.
  • Uit marktonderzoek is gebleken dat de medewerkers bij de klanten tamelijk arrogant overkomen. De medewerkers verstaan hun vak goed, maar de wijze waarop ze hun kennis ter beschikking stellen aan de klant laat in veel gevallen te wensen over. Klantgericht handelen en ongevraagd transparant zijn worden als voorwaarden gezien om vertrouwen te verwerven.
  • Het bureau zit met zijn tarieven, zeker gezien de scherpe concurrentie, aan de hoge kant. Men wil de marge niet verkleinen, maar in de komende periode ook niet vergroten.

Topleiding bepaalt de besturingsopgave

Op basis van de strategische noties en inzichten stelt de top van het bureau de missie en drie strategische doelen voor de komende vijf jaar vast. Deze laten zich helder in de organisatie communiceren. Ze worden opgenomen op het strategisch A4’tje.

Onze missie:

Onze klanten kunnen complexe engineeringsprojecten bij ons uitbesteden. Kwaliteit en transparantie van ons handelen zorgen voor een vertrouwensbasis die vervolgopdrachten genereert.

Onze strategische doelstellingen:

  • omzetgroei; ten minste 15 procent per jaar;
  • beheersing van de kosten; maximale groei 5 procent per jaar;
  • ontwikkeling van een productgerichte naar een klantgerichte organisatie.

De case Technidraw (zie kader hierboven) laat zien dat de strategische doelen een belangrijke functie hebben: ze dwingen het topmanagement om het ambitieniveau expliciet te formuleren. De strategische doelstellingen krijgen vaak de vorm van richtinggevende uitspraken. Bijvoorbeeld: marktleider worden, een plaats in de top 3 van onze branche verwerven, cost leadership bereiken. Dergelijke doelstellingen focussen de aandacht van de leiding en dragen ertoe bij dat de organisatie strategy focused wordt.

Voorbeelden van ambitieuze strategische doelstellingen

OrganisatieStrategische doelstelling
Tom Tom‘We streven ernaar om de navigatie-industrie te leiden in termen van innovatie en de kwaliteit van onze producten en diensten’
Ajax‘We willen structureel behoren tot de 16 beste voetbalclubs van Europa’
KPN‘Terug naar Groei’ waardoor we tot de best presterende Europese telecommunicatiebedrijven zullen blijven behoren
TNT‘We willen een toonaangevende speler zijn in onze markt’
Philips‘Het is onze passie om de kwaliteit van leven van mensen te verbeteren door tijdige introductie van zinvolle innovaties’
Albert Heijn‘Het alledaagse betaalbaar, het bijzondere bereikbaar’
KLM‘We streven naar winstgevende en duurzame groei’
Heineken‘De nummer 1 of 2 speler worden in ‘key identified’ markten waar het merk Heineken kansen ziet om te groeien’
ING‘Onze klanten toonaangevende dienstverlening bieden bij hun financiële keuzes voor de toekomst’
Darwind‘We willen marktleider worden op het gebied van windturbines’

Reageer op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van zijn klanten

Word nu ook klant van Leo

Wil je ook klant van Leo Kerklaan worden? Hij helpt je maar wat graag verder met besturingsopgave: een managementtaak (opstellen strategisch a4) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Leo Kerklaan, Docent, spreker & adviseur

mr. LEO KERKLAAN

Docent, spreker & adviseur

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15