Push informatie | Pull informatie | Management by surfing around
Leo Kerklaan is een ‘thought leader’ die een heldere, brede visie heeft op strategisch performance management. Via zijn boeken, blogs, opleidingen en adviezen maakt hij mensen deelgenoot van zijn inspirerende gedachtegoed. Leo wordt geroemd vanwege zijn baanbrekende ideeën, waardevolle inzichten en nuttige tips.

De Waal en Geelen (2002) beschrijven een aanpak die tot een dergelijke tweezijdige transparantie leidt. Die aanpak – waarbij gebruikgemaakt wordt van ‘push en pull-informatie’ – is van toepassing wanneer het inzetten van informatietechnologie een belangrijke voorwaarde is voor het opzetten van het proces van prestatiemanagement. In het algemeen is hiervan sprake als een complex basisontwerp van een cockpit moet worden geïmplementeerd.

De juiste informatie architectuur voor managers

Gebruik van push en pull-informatie

In het ziekenhuis waar de praktijkcasus in het vorige artikel over gaat. Is de inzet van ICT essentieel om alle managers – en niet alleen de topleiding – goed te informeren over de status en de ontwikkelingen van de verschillende prestatie-indicatoren. Hiervoor is het nodig dat de benodigde data snel vanuit verschillende bronnen wordt verzameld en dat ad hoc informatievragen zonder al te veel moeite en tijd kunnen worden beantwoord. Daarnaast is een bepaalde architectuur nodig om managers gemakkelijk toegang te verschaffen tot de door hen benodigde informatie. De weerstand die wordt opgeroepen kan in dit concept van transparante informatie worden gereduceerd voor elk niveau. De Waal en Geelen beschrijven de manier hoe dit in zijn werk gaat als volgt:

  • Elk managementniveau bepaalt zijn eigen set van periodieke gestandaardiseerde managementinformatie. Die bestaat uit data die dit managementniveau van alle lager gelegen niveaus die aan dit niveau rapporteren, wil ontvangen. Voorbeelden zijn financiële kengetallen en Balanced Scorecards. Deze data verschillen per niveau.
  • De overige managementinformatie is niet-gestandaardiseerd en bestaat uit informatie-items die specifiek op het eigen managementniveau worden gegenereerd. Het gaat dan dus om die prestatie-indicatoren die specifiek voor dat niveau zijn.
  • Het hoogste managementniveau vraagt elke periode van elk managementniveau een beperkte set van gestandaardiseerde, voornamelijk financiële, informatie op om daarmee de winst- en verliesrekening en balans van de organisatie te kunnen samenstellen (push informatie). Deze informatie wordt periodiek en op efficiënte wijze verzameld en geconsolideerd. De data-items zijn volledig geüniformeerd door de gehele organisatie heen. Voorbeeld is een uniform rekeningschema dat uit niet te veel rekeningnummers bestaat.
  • Ten slotte kan elk managementniveau, op ad hoc basis, zelfstandig zowel managementinformatie als niet-gestandaardiseerde informatie van de lagere managementniveaus benaderen, bekijken en ophalen (pull informatie). Deze informatie wordt gehaald uit lokale systemen of uit externe bestanden.

Belang van transparante informatie

Transparantie van informatie wordt bereikt door het opslaan van push informatie in een datawarehouse dat zich bevindt op centraal niveau. Dit datawarehouse zal voornamelijk bestaan uit gestandaardiseerde financiële data, aangevuld met gestandaardiseerde niet-financiële data. In de casus van het ziekenhuis zouden dat bijvoorbeeld kunnen zijn: gegevens uit het personeelsbestand over medewerkers, informatie over verrichtingen, verpleegduur, opname et cetera. Vervolgens maken business intelligence tools het mogelijk de opgehaalde data te analyseren (drill-down en slice & dice). Een standaard webbrowser verleent toegang tot managementinformatie op elk organisatieniveau, via een gestandaardiseerde homepage die elke divisie en business unit tot zijn beschikking heeft. Deze homepage bevat informatie zoals de Balanced Scorecard, financiële (stoplichten)rapportage, prognoses, analyses, actierapportage en strategische plannen. Doordat deze homepages gestandaardiseerd zijn, kunnen ze gemakkelijk worden benaderd door managers van elk niveau. Er kunnen hyperlinks worden toegevoegd aan de homepages, zodat de manager via deze links naar pagina’s kan worden geleid, op het intranet en het internet, waar zich additionele, relevante informatie bevindt.

Management by surfing around

Deze manier van management wordt ’management by surfing around’ genoemd. Deze stijl is gebaseerd op de veronderstelling dat elk managementniveau alleen die gestandaardiseerde, geüniformeerde informatie regulier en periodiek aangeleverd krijgt, die zij werkelijk nodig heeft om te kunnen monitoren en managen. Overige, ad hoc benodigde niet-geüniformeerde informatie kan worden opgehaald via surfen op het managementweb, maar wordt niet standaard aangeleverd. Wij hebben dit voorbeeld van het ziekenhuis zo uitgewerkt, omdat het een situatie betreft waarin tevoren al vaststaat dat ICT in dit traject een grote rol gaat spelen. Wij hebben de aanpak van het ziekenhuis (eenzijdige transparantie) vergeleken met een alternatieve aanpak (tweezijdige transparantie). Waarom werkt deze dan wel? In beide aanpakken was immers de realisatie van een datawarehouse voorzien? De volgende verschillen zijn bijzonder van belang:

  • De alternatieve aanpak is sterk gericht op de essentiële behoeften van managers. Omdat deze behoefte centraal staat, is het draagvlak groter. Daarnaast worden bovendien allerlei vrijheden geboden om zelf meer informatie op te halen. Met andere woorden: de manager heeft zelf ook nog invloed.
  • Het traject is beheersbaar. Vanuit een beperkte behoefte begin je te bouwen (push) en daarna voeg je andere informatie toe (pull). Er zijn duidelijke prioriteiten gesteld, waarin eerst wordt geïnvesteerd. In tweede instantie komt men ook tegemoet aan de behoeften die in eerste instantie niet beantwoord zijn. Dat is een veel overzichtelijker traject dan eerst een omvangrijk datawarehouse te bouwen en daarna pas serieus gaan kijken naar wat nu precies nodig is.

Reageer op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van zijn klanten

Word nu ook klant van Leo

Wil je ook klant van Leo Kerklaan worden? Hij helpt je maar wat graag verder met push informatie (pull informatie) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Leo Kerklaan, Docent, spreker & adviseur

mr. LEO KERKLAAN

Docent, spreker & adviseur

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15