Het strategisch informatieplan

De topleiding heeft de omgeving gezien

Eerder zijn alle stappen om tot het strategisch informatieplan te komen besproken. De topleiding heeft de omgeving verkend en de SWOT-analyse uitgevoerd, de managers zijn door een strategisch proces gegaan en hebben de conceptuele plan-do-check-act-methode in beweging gezet, de topleiding heeft de missie en de strategische doelstellingen bepaald en als laatste hebben de managers de strategische zoekvelden bepaald tijdens een strategymappingsessie. Elk van deze stappen wordt ondersteund met enkele instrumenten.

We zijn nu op het punt aangekomen waarbij alle ingrediënten voor het informatieplan aanwezig zijn. Wat nu nog rest is het opschrijven van het resultaat.

Aanzetten tot actie bij de juiste personen

Maar hoe moet je het strategisch informatieplan vormgeven zodat het meteen weer aanzet tot actie door de juiste personen? Dat kan alleen als we de verantwoordelijke managers koppelen aan de zoekvelden in het plan. De basisstructuur van het strategisch informatieplan bestaat daarom uit: Besturingsopgave, Zoekvelden (geordend naar perspectief) en Verantwoordelijke Managers.

Omdat de besturingsopgave richting geeft aan de organisatie is deze ook opgenomen in het informatieplan. Alle zoekvelden die worden opgenomen, moeten in verband staan met de overkoepelende besturingsopgave. De zoekvelden zijn geordend naar de gekozen perspectieven.

Methode van Kaplan en Norton

Als de methode van Kaplan en Norton wordt gevolgd, zijn dat dezelfde perspectieven van de Balanced Scorecard. Tijdens de mappingsessie wordt vastgesteld welke managers verantwoordelijk zijn voor een bepaald zoekveld. De verantwoordelijke manager bepaalt in afstemming met de topleiding wat de te bereiken doelstelling op organisatieniveau is.

SMART formuleren

De doelstelling wordt SMART geformuleerd, zodat er een indicator ontstaat die in de Organisatiecockpit kan worden opgenomen. Op de eigen afdeling bepaalt de manager hoe ervoor kan worden gezorgd dat deze indicatorwaarden worden bereikt. In sommige gevallen kan niet één manager verantwoordelijk zijn voor het resultaat. De betreffende managers zijn dan gezamenlijk verantwoordelijk.

Finale check

Hoe weet je nu of het informatieplan al geschikt is voor gebruik? Dit kun je controleren aan de hand van de finale check strategisch informatieplan (zie onderstaande tabel). Met deze checklist kun je bekijken of het strategisch informatieplan aan de eisen van de praktijk voldoet. Het is van belang om op elk van deze vragen volmondig ‘ja’ te kunnen beantwoorden.

Als het antwoord op één of enkele van de vragen negatief is, zul je het informatieplan nog moeten bijstellen. Is het antwoord op alle vragen positief, dan beschikt de organisatie over een compleet strategisch informatieplan. De organisatie is dan klaar voor de volgende stap: bepalen wat er wordt gemeten om de strategische prestaties van de organisatie te monitoren.