Strategisch informatieplan | Voorbeeld | Doe hier de finale check
Leo Kerklaan is een ‘thought leader’ die een heldere, brede visie heeft op strategisch performance management. Via zijn boeken, blogs, opleidingen en adviezen maakt hij mensen deelgenoot van zijn inspirerende gedachtegoed. Leo wordt geroemd vanwege zijn baanbrekende ideeën, waardevolle inzichten en nuttige tips.

De topleiding heeft de omgeving gezien

Eerder zijn alle stappen om tot het strategisch informatieplan te komen besproken. De topleiding heeft de omgeving verkend en de SWOT-analyse uitgevoerd, de managers zijn door een strategisch proces gegaan en hebben de conceptuele plan-do-check-act-methode in beweging gezet, de topleiding heeft de missie en de strategische doelstellingen bepaald en als laatste hebben de managers de strategische zoekvelden bepaald tijdens een strategymappingsessie. Elk van deze stappen wordt ondersteund met enkele instrumenten.

Het strategisch informatieplanWe zijn nu op het punt aangekomen waarbij alle ingrediënten voor het informatieplan aanwezig zijn. Wat nu nog rest is het opschrijven van het resultaat.

Aanzetten tot actie bij de juiste personen

Maar hoe moet je het strategisch informatieplan vormgeven zodat het meteen weer aanzet tot actie door de juiste personen? Dat kan alleen als we de verantwoordelijke managers koppelen aan de zoekvelden in het plan. De basisstructuur van het strategisch informatieplan bestaat daarom uit: Besturingsopgave, Zoekvelden (geordend naar perspectief) en Verantwoordelijke Managers.

Omdat de besturingsopgave richting geeft aan de organisatie is deze ook opgenomen in het informatieplan. Alle zoekvelden die worden opgenomen, moeten in verband staan met de overkoepelende besturingsopgave. De zoekvelden zijn geordend naar de gekozen perspectieven.

Methode van Kaplan en Norton

Als de methode van Kaplan en Norton wordt gevolgd, zijn dat dezelfde perspectieven van de Balanced Scorecard. Tijdens de mappingsessie wordt vastgesteld welke managers verantwoordelijk zijn voor een bepaald zoekveld. De verantwoordelijke manager bepaalt in afstemming met de topleiding wat de te bereiken doelstelling op organisatieniveau is.

SMART formuleren

De doelstelling wordt SMART geformuleerd, zodat er een indicator ontstaat die in de Organisatiecockpit kan worden opgenomen. Op de eigen afdeling bepaalt de manager hoe ervoor kan worden gezorgd dat deze indicatorwaarden worden bereikt. In sommige gevallen kan niet één manager verantwoordelijk zijn voor het resultaat. De betreffende managers zijn dan gezamenlijk verantwoordelijk.

Strategisch informatieplan Walgreens

Besturingsopgave: Onze klanten willen bediend worden met hoogwaardige apparatuur.Walgreens wil daarom toonaangevend zijn in de markt van technisch hoogwaardige medische apparatuur.
Zoekvelden Financieel perspectiefVerantwoordelijkheid
Vergroten cashflowGeneral Manager; Manager Finance
Return on investmentGeneral Manager; Manager Finance;  Manager Verkoop; Manager Productie
Vergroten aantal klantenManager Marketing; Manager Productontwikkeling
Zoekvelden KlantperspectiefVerantwoordelijkheid
Vergroten reputatieManager Marketing
Goede relatie met eindgebruikersManager Verkoop
Periodieke software updatesManager Software-ontwikkeling
Turn key opleveren bij klantManager Productie
Zoekvelden intern perspectiefVerantwoordelijkheid
Verhoging van het serviceniveauManager Verkoop
Ontwikkelen systeem voor software downloadsManager Softwareontwikkeling
Geavanceerde en betrouwbare softwareManager Softwareontwikkeling
Ontwikkeling kleinere apparatenManager Productontwikkeling
Zoekvelden innovatieperspectiefVerantwoordelijkheid
WerknemertevredenheidAlle afdelingsmanagers
Voldoende capaciteit voor softwareontwikkelingManager Productie; Manager Productontwikkeling
Bijscholing van personeelManager HRM; Manager Productontwikkeling
Opvoeren innovatietempoManager Productontwikkeling; Manager Softwareontwikkeling

Finale check

Hoe weet je nu of het informatieplan al geschikt is voor gebruik? Dit kun je controleren aan de hand van de finale check strategisch informatieplan (zie onderstaande tabel). Met deze checklist kun je bekijken of het strategisch informatieplan aan de eisen van de praktijk voldoet. Het is van belang om op elk van deze vragen volmondig ‘ja’ te kunnen beantwoorden.

Als het antwoord op één of enkele van de vragen negatief is, zul je het informatieplan nog moeten bijstellen. Is het antwoord op alle vragen positief, dan beschikt de organisatie over een compleet strategisch informatieplan. De organisatie is dan klaar voor de volgende stap: bepalen wat er wordt gemeten om de strategische prestaties van de organisatie te monitoren.

Finale check strategisch informatieplan

Bestrijken de strategische zoekvelden de belangrijkste strategische doelstellingen van de organisatie?

JA

NEE

Zijn de strategische zoekvelden de beste ‘doorvertalingen’ van de strategische doelstellingen van de organisatie?

JA

NEE

Weerspiegelen de strategische zoekvelden de juiste prioriteiten?

JA

NEE

Worden door de keuze van de strategische zoekvelden belangrijke andere strategische doelstellingen niet weggedrukt?

JA

NEE

Worden de belangrijkste strategische potentiële bedreigingen voor de organisatie door de strategische zoekvelden bestreken?

JA

NEE

Bestrijken de strategische zoekvelden het complete verantwoordelijkheidsgebied van de manager?

JA

NEE

Worden de strategische zoekvelden door de organisatie als relevant herkend?

JA

NEE

Bieden de strategische zoekvelden voldoende aanknopingspunten voor beheersing en verbetering door de direct betrokkenen?

JA

NEE

Bedraagt het aantal strategische zoekvelden ten minste vijf en ten hoogste vijftien?

JA

NEE

Kan een strategisch zoekveld in maximaal vijf indicatoren worden geconcretiseerd?

JA

NEE

Reageer op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van zijn klanten

Word nu ook klant van Leo

Wil je ook klant van Leo Kerklaan worden? Hij helpt je maar wat graag verder met strategisch informatieplan (voorbeeld) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Leo Kerklaan, Docent, spreker & adviseur

mr. LEO KERKLAAN

Docent, spreker & adviseur

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,8
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15