Invoeren prestatiemanagement | Welke ICT oplossingen helpen?
Leo Kerklaan is een ‘thought leader’ die een heldere, brede visie heeft op strategisch performance management. Via zijn boeken, blogs, opleidingen en adviezen maakt hij mensen deelgenoot van zijn inspirerende gedachtegoed. Leo wordt geroemd vanwege zijn baanbrekende ideeën, waardevolle inzichten en nuttige tips.

Managers zijn gemotiveerd

Veel managers die gemotiveerd zijn om prestatiemanagement te gaan invoeren, zien tegen de praktische vormgeving op. Die drempel wordt voor hen lager als ze weten dat moderne informatie- en communicatietechnologie (ICT) beschikbaar is. In grote organisaties of complexe besturingssituaties is het gebruik van ICT feitelijk onmisbaar om het gewenste prestatiemanagement te kunnen invoeren. Steeds kan aan de prestatie-informatie die het ‘systeem’ levert de eis worden gesteld dat deze zowel betrouwbaar, tijdig als consistent is. De nieuwe informatie- en communicatietechnologie opent hiervoor ongekende mogelijkheden, die wij in dit hoofdstuk gaan verkennen. Welke oplossing past bij de behoefte?

Een wereld aan mogelijkheden

Als de plannen om een Organisatiecockpit in te voeren in een gevorderd stadium komen, gaat men in menige organisatie op zoek naar de ICT om ze te realiseren. Dat is nog niet zo eenvoudig. Business intelligence, OLAP, data mining, drill down, portaal, scorecard, datawarehouse, broadcasts – het is slechts een greep uit het begrippenkader waarmee je te maken krijgt. Er blijkt een enorme verscheidenheid aan software te bestaan. Nog groter is het aantal bedrijven dat claimt dat zij de organisatie aan dé prestatiemanagementoplossing kunnen helpen. Het lijken allemaal goede oplossingen. Zo kun je de gegevens in de databases eindelijk op een eenvoudige manier ontsluiten. Ook kan de performance scorecard stap voor stap geautomatiseerd vorm krijgen. Alle managementtaken blijken modelleerbaar en in systemen te vatten te zijn. De demonstraties zien er veelbelovend uit. Laagdrempelig en intuïtief, daar worden de collega’s enthousiast van. Maar, hoe maak je uit al die mogelijkheden een goede keuze?

In deze blog bespreken we de ICT die voorhanden is om prestatiemanagement in organisaties vorm te geven. We maken inzichtelijk hoe je een oplossingsrichting kunt identificeren die past bij de eigen aanpak van prestatiemanagement. Dit stelt managers in staat om zelf gerichter te zoeken naar softwarepakketten. Allereerst introduceren we in dit blog zeven verschillende ICT-oplossingen.

Zeven typen ICT-oplossingen

Laten we eerst de verschillende ICT-termen en begrippen maar eens nader verkennen. De grote diversiteit aan tools en functionaliteit waarop deze termen en begrippen duiden, zijn te plaatsen in een kader van zeven verschillende typen ICT-oplossingen. Deze oplossingen krijgen de vorm van: operationele rapportages, flexibele rapportages op tactisch niveau, strategische informatie op een presenteerblad, diepgaande analyses op informatie uit het verleden, beslissingsondersteuning gericht op de toekomst, gegevensverzameling en -integratie en ten slotte het realiseren van een flexibele en laagdrempelige toegang tot de informatiesystemen. Deze zeven typen oplossingen bespreken we nu kort.

1. Operationele rapportages

Al decennia lang worden informatiesystemen voorzien van rapportagemogelijkheden. De gegevens die je erin stopt, moeten er immers ook weer uit komen. Na verloop van tijd zijn er softwarepakketten op de markt gekomen die het mogelijk maakten om rapportages te creëren zonder dat daarvoor door de gebruiker geprogrammeerd hoeft te worden. Deze pakketten zijn gericht op het creëren van een detailrapportage en maken gebruik van de relationele database van een informatiesysteem.

De operationele rapportages kunnen vooraf gedefinieerd zijn, bijvoorbeeld een maandelijks verkoopoverzicht, maar kunnen ook een ad-hoc karakter hebben. In dit laatste geval kan de gebruiker zelf een vraag aan de database stellen en de resultaten ervan opmaken. In het begin moest de gebruiker daarvoor de structuur van de relationele database en een query-taal zoals SQL kennen. Later zijn er tools gekomen met eigen semantische modellen, waardoor de gebruiker niet meer met de techniek wordt geconfronteerd. De gebruiker kan met behulp van het semantische model eenvoudig zijn vraag formuleren, de software vertaalt deze vraag naar een query aan de achterliggende database.

2. Flexibele rapportages op tactisch niveau

De Gartner Group (1990) wijdde een spraakmakend rapport, getiteld The -trouble with SQL, aan een nieuwe manier om managementinformatie te presenteren: een multidimensionaal model. Dit model vormde de oplossing van het probleem dat het bestaande relationele databasemanagementsysteem en de rapportagetools die hierop gericht zijn, onvoldoende kunnen voorzien in de informatiebehoefte van managers op tactisch niveau.

Een nieuwe databasetechnologie, genaamd OLAP (Online Analytical Processing), zag het licht. Het is nog steeds zeer populair. Met deze technologie kan de gebruiker op een flexibele, gebruiksvriendelijke en intuïtieve wijze geconsolideerde en geaggregeerde gegevens analyseren. Een multidimensionaal model staat hierbij centraal: de manager heeft de beschikking over een soort ’kubus’ met cijfers, waaraan hij naar behoefte kan draaien. De gebruiker kan eenvoudig verschillende dimensies tegen elkaar afzetten (slice & dice), inzoomen en uitzoomen (drill down) en schakelen tussen verschillende presentatievormen. Deze softwarepakketten beschikken meestal over een eigen database, die vanuit verschillende bronsystemen gevuld kan worden. Soms is de OLAP-database ook te koppelen aan Excel, waarin de gebruiker aanvullende bewerkingen kan doen.

3. Strategische informatie op presenteerblaadje

De term executive information system, waarmee oorspronkelijk een elektronische presentatiemap met rapportages voor topmanagers werd bedoeld, heeft door het succes van de Balanced Scorecard een geheel andere invulling gekregen. Door de komst van de Balanced Scorecard is er een raamwerk voor de presentatie aanwezig. Dat werkt drempelverlagend. Bovendien werd de focus verlegd naar het gebruik van een beperkte set indicatoren (dashboard) voor de strategische besturing. Daarmee hebben deze applicaties een nieuwe impuls gekregen. Veel nieuwe softwarepakketten die op de markt verschijnen, zijn gericht op het inzichtelijk maken van de realisatie van strategie en ondersteunen de in dit boek besproken strategische aanpak. Hierbij komen we termen tegen als Dashboard, Organisatiecockpit, Managementcockpit, Performance Scorecard, Dynamic Balanced Scorecard en Executive Alert. Dit type software biedt overzichtelijk inzicht in de stand van vooraf gedefinieerde indicatoren, en hun onderlinge samenhang. Dit wordt grafisch gevisualiseerd door bijvoorbeeld stoplichten, pijlen, wijzers en trendlijnen. Het inzicht in strategische stuurinformatie staat hierbij centraal.

4. Advanced analytics; analyses van het verleden

De hiervoor beschreven typen software maken gegevens inzichtelijk op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Nadere analyses zijn mogelijk door selecties te maken of andere doorsneden te kiezen. De volgende stap is het toevoegen van intelligentie, zoals stochastische modellen, kunstmatige intelligentie en extrapolatie. Diverse tools zijn in staat deze extra analysestap te maken, gericht op het verleden of de toekomst.

Gaat het om analyses van informatie uit het verleden, dan spreken we over data mining. Dataminingsoftware is erop gericht om relaties tussen vaak een veelheid aan variabelen en patronen in een grote hoeveelheid data te ontdekken. Deze techniek is vooral actueel bij customer relationship management. Door gegevens over klanten te verzamelen en te analyseren, wordt geprobeerd meer over deze klanten te weten te komen.

5. Beslissingsondersteuning

Gaat het om de toekomst, dan spreken we over beslissingsondersteunende systemen. Door middel van scenarioanalyse, forecasting en what if-analyses worden managers ondersteund bij het nemen van beslissingen. Meestal worden daarvoor rekenmodellen op maat ontwikkeld, waarmee je verschillende alternatieven kunt doorrekenen. Een beperkt aantal pakketten biedt een dergelijke functionaliteit, bijvoorbeeld voor het maken van extrapolaties. De meeste leveranciers bieden de mogelijkheid om bijvoorbeeld hun OLAP-software aan Excel te koppelen, waarna de gebruiker zelf deze analyses kan uitvoeren.

6. Gegevensverzameling en -integratie

Voor operationele rapportages is de enkelvoudige database van een informatiesysteem doorgaans voldoende. Op tactisch en strategisch niveau is echter een specifieke set gegevens nodig, gebaseerd op een diversiteit aan bronnen. Of het nu om datamining, een OLAP-model of een Scorecard gaat, de verzameling en integratie van de benodigde gegevens vormt vaak het zwaartepunt van het project. Figuur 1 toont een aantal mogelijkheden om deze integratie te verzorgen. Redenen om te kiezen voor een separate integratiestap zijn:

  • integratie: gegevens uit verschillende bronsystemen moeten samenkomen
  • historie: het bronsysteem kan geen historie vasthouden
  • datamodel: het datamodel van het bronsysteem laat niet toe om de gewenste rapportages te definiëren
  • performance: een aparte database verstoort de performance van de operationele systemen niet, bovendien kan deze database geoptimaliseerd worden voor rapportagedoeleinden
  • platform: bronsystemen en de rapportagesoftware werken op verschillende platformen
  • architectuur: logische scheiding van gegevensverwerkingsstappen maakt onderhoud goedkoper

Figuur 1: vier intergratieoplossingen

7. Flexibele en laagdrempelige toegang tot de informatie

Met de komst van internet, mobiele telefonie en breedbandverbindingen zien nieuwe toepassingen het licht. Softwareleveranciers breiden hun pakketten uit met uiteenlopende functionaliteiten die het nog makkelijker en eenvoudiger maken om rapportages te benaderen. Tijd of plaats doen er niet meer toe. Managementinformatie is overal en op elk moment te benaderen. Veel leveranciers promoten hun software in een e-businesskader. Andere leveranciers bieden deze functionaliteit als separaat aan te schaffen optie. Figuur 9.6 toont enkele voorbeelden van functionaliteit voor flexibele en laagdrempelige toegang.
Figuur 2 Voorbeelden van flexibele toegang

  1. Avatar Prestatiemanagement en ICT Joy Misa schreef:

    Mooie overzicht, veel van geleerd. Bedankt.

Reageer ook op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van zijn klanten

Word nu ook klant van Leo

Wil je ook klant van Leo Kerklaan worden? Hij helpt je maar wat graag verder met invoeren prestatiemanagement (welke ict oplossingen helpen?) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Leo Kerklaan, Docent, spreker & adviseur

mr. LEO KERKLAAN

Docent, spreker & adviseur

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,8
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15